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基于RFID技术的固定资产管理系统设计

发布时间:2014.03.20 新闻来源:西安阿法迪技术 浏览次数:
1.引言
   

 固定资产是党政机关、军队和企事业单位等机构的资产构成的最重要组成之一,是完成各单位正常的管理和运行的重要保障。加强固定资产管理,发挥固定资产的最大效益,防止固定资产的流失和闲置,受到了各单位的广泛重视。国家相继出台了中央行政事业单位、医疗、制造等各行业的固定资产管理办法。确保固定资产的完整、保值、增值,正确核算资产的数量及价值,明确经济责任,监督并促进固定资产的妥善保管和合理使用,不断提高设备利用率和完好率,充分发挥固定资产效能,是固定资产管理工作的核心目标。然而在当前,固定资产更多的借助于传统的人工管理方法和手段,数据的采集和录入一直以来都是手工操作,效率低下、差错率高。条形码技术的运用使这种情况得到了一定程度的改善,但由于条形码技术自身存在的局限性,令它们无法全方位地进入到资产管理领域的工作中,可以清楚地看到,当前的固定资产管理流程存在以下的不足之处:

    固定资产管理的财务管理部门与实物管理部门之间缺乏业务联系和业务沟通,使得账面无法反映资产的存在;不少单位拥有大量的昂贵资产,但没有集成的信息系统,缺乏有价值的固定资产管理信息,固定资产的管理困难,工作效率低;固定资产管理中资产卡片和资产实物不符;难以有效控制固定资产流失;资产清查费时、费力,效果有限,且“前清后乱”;运营成本难以及时、准确的核算。
    近几年迅速兴起的RFID技术可以使上述情况得到彻底的改观,使进一步快速高效地实现资源管理真正成为可能[1-2]。我们对RFID技术的应用现状做了研究,设计开发了基于RFID技术的固定资产管理系统。实践证明,运用RFID技术进行固定资产的管理,可以明显地提高固定资产管理的效率,很好地实现各项管理目标。对用户而言,也使用日常的管理操作变得方便易用。
2.RFID技术在固定资产管理上的技术优势
      条形码在固定资产管理中的应用已经过多年的发展,其技术已经非常成熟,运用这种条形码标签来标识和管理各类物品也被大家广泛地接受。但随着互联网在全球的普及,固定资产管理的自动化程度越来越高,条形码标签的某些特性已经不能满足现代网络时代的高自动化智能管理要求,RFID技术的电子标签在具备传统的条形码标签的同时,还能满足更高的自动化要求,正好可以取代传统的条形码技术。这种技术已日益成熟,应用成本越来越低,比较适合在部分自动化程度要求更高的领域取代传统的条形码技术[3]。RFID 电子标签技术与条形码技术相比其优势在于:
      电子标签使用寿命长,不怕油渍、灰尘污染等恶劣环境,能在恶劣环境下工作;读取数据不需要光源,甚至可以透过外部材料读取数据;读取距离更远,不局限于视线识别距离;可以写入和存取大量数据,写入时间相比打印条形码更少;标签的内容可以动态改变;能够同时处理多个标签;标签的数据存取有密码保护,安全性更高;能够轻易嵌入或附着在不同形状、类型的产品上;可以对RFID 标签所附着的物体进行追踪定位等。
      RFID系统的缺点是标签成本相对较高,但随着该项技术的不断成熟和推广使用,其应用成本已在逐渐下降,部分管理领域中人们已开始接受这样的成本,相对于价值不菲的固定资产而言,电子标签的成本人们可以接受。RFID技术是随着现代固定资产管理对效率、信息流和灵活性的要求的提高应运而生,其应用可以提高固定资产管理对环境的适应能力,提高管理的自动化程度,大大缩短资产管理各环节的时间,提高整个业务操作效率;并具有大批量数据实时采集能力,缩短库存盘点时间,增强库存盘点的准确性;借助于行业标准和信息共享,可以实现资产在整个流通环节的跟踪,明确出错环节,进一步提升管理水平。
3.系统设计方案
      本文所设计的基于RFID技术的固定资产管理系统覆盖了传统的固定资产管理的所有业务,包括固定资产验收、增加、处置、变动、调剂、分布、清查、统计、分析、帐表、上报数据等各项功能,设计的目标是实现各种管理过程的自动化,方便管理人员进行统计、查询和掌握资产的实时状态及使用情况。
3.1 系统整体结构
      基于RFID技术的固定资产管理系统采用B/S结构,数据统一存放在数据中心服务器,各部门(或区域)通过IE浏览器对本部门(区域)内的业务进行管理。该系统硬件包括:数据中心服务器、各区域管理计算机、打印机、出/入库读写器、位置读写器、移动读写器、RS-485接口卡、电动控制门和报警检测装置等。
      其中数据中心服务器是整个固定资产系统的核心部分,它主要包括固定资产信息数据库、部门信息数据库、资产知识库等数据。各区域管理计算机用于完成本区内的资产申购、申领、维修、保养登记等作业管理。区域管理计算机通过RS-485接口卡与各种读写器相连接并对它们进行控制,位置读写器记录和实时检测资产存放的位置,出/入库读写器控制电动控制门、采集资产出入库记录等。
3.2系统软件架构
      本系统的软件采用B/S结构,软件架构如图2所示。固定资产管理系统所用到的资产信息数据库、部门信息数据库、资产知识库等数据均存放在数据中心服务器上,这样可以实现数据的共享和统一维护。固定资产的各项管理功能在各区域管理计算机上均可进行操作,由于采用B/S结构,各台区域管理计算机是对等的,它们的操作对服务器来说也是平等的,各用户所能进行操作的功能根据用户的权限而定。
      软件采用B/S结构的优势在于更加方便系统的升级和维护。对固定资产软件系统的修改只需要在服务器上进行操作即可,区域管理计算机上不做任何修改,大大减轻和系统的维护工作量。数据集中在数据中心数据服务器上,也便于数据的管理和共享,从服务器上随时取出的数据即是当前最新的数据,避免了以往的分散管理方式在不同计算机上可能保留着不同版本的数据,容易出现统计数据不准确的情况。
系统中各主要模块的功能分别为:
      用户管理模块只有系统管理员有权限操作,为各个用户分配进入系统后所能执行的权限。各用户的权限采取分组的方式进行分配,系统把用户分成超级用户组、高级用户组、管理组和普通用户组,各个组赋予不同的权限。系统创建用户时,首先指定该用户的组别,并把该组的所有权限分配给该用户,在此基础上还可以根据实际要求对该用户的权限做进一步修改,可以增加或取消一些特定的操作权限。
      采购申请模块由各部门的管理组人员进行操作,把所在部门需要购买的设备清单汇总后提交给资产管理部门,资产管理部门的管理组人员通过申购审批模块,管理来自各部门的采购申请,对合理的申请予以批复,交相关单位进行集中或分散的采购。领用申请模块和申领审批模块的操作与此类似。
      资产入库和出库是资产管理的重要环节,物品种类、数量较多,工作量较大,也比较容易出错,出错直接影响后续环节的操作,也可能造成资产的损失。本系统采用人工检查和自动化办公双重管理,严格资产实物和资产卡片信息一一对应,确保系统中的数据记录和实物相一致。
      由于采用了电子标签,资产盘点模块的操作比传统的盘点方式要简便很多,这也是本系统的最大特点。对于资产集中放置的场所,如仓库、办公区、生产车间,可以利用位置读写器方便地读取各资产的信息。只需要发出盘点操作命令,盘点任务几秒钟内就可以完成。对于资产太分散且不适合放置位置读写器的地方,可以采用手持设备读取的方式,盘点操作的效率相对于传统的方式也有明显的提高。
      资产的异动和维修,特别是报废管理,是容易造成资产流失的重要环节,系统均设置了较高的权限,只有高级管理组的用户有审批权限。查询和统计等功能模块在传统操作方式的基础上,设置了更加灵活的操作和报表方式,方便了用户的管理和操作。
3.3系统实现中的关键技术
      固定资产管理系统包括固定资产的采购申请、入库登记、申领登记、借用转让、维修保养、折旧报废、资产盘点、状态查询等主要功能模块。与传统的固定资产管理模式实现上的不同主要体现在以下几个方面:
(1)资产定位:由于使用了RFID技术,对固定资产的管理可以支持大范围的场所内定位,常用阅读器发送时所使用的频率基本上划分为3个范围:低频(30kHz-300kHz)、高频(3MHz-30MHz)和超高频(300MHz-3GHz)。在较高的频段使用有源电子标签可以达到几十米的阅读距离。在各个部门或区域内安装位置读写器之后(如图1中只画出6个区),就可以随时读取所负责范围内的固定资产信息。通过使用防冲撞技术,系统还可同时处理多个标签,即同时读取多个资产上标签的信息并传输至管理计算机。
(2)资产移动:资产移动可以实时跟踪固定资产的位置变动信息。固定资产进出某区域时需经过该区的位置读写器,读写器记录此资产电子标签内的信息,由逻辑判断出资产进出的方向,如图3所示。管理机接收记录及进出标识,对数据库进行修改。若资产进入某区,就数据库中将记录添加到该区;反之则删除记录。这就实现了固定资产的实际位置与数据中心内的信息一一对应,为管理人员查询、点验、寻找资产带来了很大的方便。
 
(3)接口通信设计:管理计算机通过RS-232串行口或RS-485接口卡与出/入库读写器、位置读写器及移动读写器相连。读写器串口参数波特率为9600,8位,命令/应答格式为“长度、命令字、地址、参数、校验数”。系统采用Windows API通信接口函数来实现计算机与各读写器之间的数据通信。
(4)对远、散位置的资产管理:对这些地方的固定资产,不适合安装位置读写器,其信息的读取采用PDA和盘点机等手持设备进行采集的方式进行。
4.结束语
      本文阐述了传统的固定资产管理系统中需要解决的效率、易用性等问题,分析了RFID技术在固定资产管理上的技术优势,给出了基于RFID 技术的固定资产管理系统设计方案,进而研究了应用RFID 技术的固定资产管理系统开发设计中的关键技术。实践表明,利用RFID技术可以帮助使用单位建立起统一的、有效的、实时的和流程电子化的资产资源管理体系,通过网络化集中管理的运行模式把各部门贯穿起来,从而实现设备从采购到报废的全寿命周期管理。有效地解决了实物与资产卡片、资产卡片与财务账目不符的问题。并可实现业务协同、资产信息共享、多维分析,既可以有效地配置资产资源,充分发挥现有资源的功能,也为资产投资决策提供一定的支持作用。